In der PR gehören Briefings zum täglichen Brot. Wer kennt es nicht? Das ständige Hin und Her der Korrekturschleife, bis endlich alle Fragen geklärt sind. Das Briefing ist essenziell, um zu regeln, was beide Seiten vom Projekt erwarten. Dabei hilft es, detailliert zu arbeiten. Diese Tipps zeigen, wie sich ein Briefing ideal vorbereiten lässt und zu einem stressfreien Projektstart führen.
Wofür braucht man ein Briefing?
Allgemein ist ein Briefing die Grundlage für den Start einer Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen (Auftraggeber) und Dienstleister oder Agentur (Auftragnehmer.) Es zeigt die bisherige Positionierung des Unternehmens auf und hilft bei der Entwicklung einer neuen Marketingstrategie. Außerdem werden die konkreten Aufgaben des Arbeitnehmers und die Zielsetzung der Arbeit festgelegt. Je genauer die Angaben sind, desto besser können alle Beteiligten ihre Arbeit erledigen. Auch für Briefings innerhalb eines Unternehmens ist detailliertes sinnvoll. Es spart Zeit und verbessert das Teamwork.
Die Checkliste für ein gutes Briefing
Als erstes sollten die Angaben über das Unternehmen selbst so genau wie möglich sein: dazu zählen Größe des Unternehmens, Marktpositionierung, die Marktsituation, Image, die direkte Konkurrenz, sowie Stärken und Schwächen. Diese Informationen ermöglichen es der PR-Agentur die Arbeit genau auf das Unternehmen zuzuschneiden. In einem zweiten Schritt sollte das Produkt oder die Dienstleistung beschrieben werden.
Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
- USP (was macht das Produkt/Dienstleistung so besonders, gegenüber der Konkurrenz)
- Zielgruppe (Wie sieht der ideale Kunde aus)
- Preisgestaltung (Wie wird das Produkt im Markt positioniert; Hoch,- Mittel,- Niedrigpreisig)
- Verfügbarkeit (Wo und wie kann das Produkt erworben werden)
- Marktpositionierung und Wettbewerb (gibt es Hauptkonkurrenten, was machen diese besser oder schlechter)
- Leistungsbewertungen (gibt es schon Kundenfeedback)
- Zukünftige Entwicklung (sind neue Funktionen oder Erweiterungen geplant)
Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit
Im dritten Schritt werden die Ziele ausführlich formuliert. Als kleine Stütze gelten hier die SMART-Kriterien: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, und terminiert. Diese helfen beiden Parteien auf einen Nenner zu kommen und am Ende des Projekts zu sehen, was erreicht wurde.
Wichtig ist dabei auch konkret zu erläutern welche Aufgaben in den Bereich der Agentur fallen und wo jeweils die Verantwortung liegt. Außerdem ist für ein Briefing besonders wichtig im Vorhinein die Ansprechpartner festzulegen, um Missverständnisse und Fehlkommunikation vorzubeugen. Zudem müssen das Budget (einschließlich aller Ausgaben für Platzierungen und Tools) und der Zeitrahmen genaustens abgestimmt sein. Dabei sind Start und Ende, wichtige Termine, Freigaben und Überprüfungstermine zu beachten.
Fazit: Ein gutes Briefing bringt ein positives Arbeitsklima
Durchdachte und umfassende Briefings erleichtern Arbeitsprozesse und ersparen Nervenaufreibende Kommunikationsschleifen. Die Checkliste ermöglicht ein Schritt für Schritt abarbeiten ohne wichtige Punkte zu vergessen. Das garantiert eine gute Zusammenarbeit und ein positives Arbeitsklima.