CMS ist die Abkürzung für Content Management System. Hinter diesem Begriff versteht man eine Software, die zur Erstellung aber auch Verwaltung von Inhalten jeglicher Form genutzt werden kann. Diese Software wird jedoch überwiegend zum Betreiben von Websites sowie für Offline-Plattformen eingesetzt.
Vorteile eines Content-Management-Systems
Es gibt einige nennenswerte Vorteile, die die Installierung einer solchen Software mit sich bringt. Besonders bei Websites, die viele Inhalte anbieten, kann sich die Einführung eines solchen CMS lohnen. Nennenswert ist es hier, dass nahezu alle wichtigen Systeme Open Source und somit kostenfrei zugänglich sind. Es entstehen hier folglich keine weiteren Kosten im Unternehmen. Die Produktivität eines Unternehmens kann durch die Installierung dieser Software maximiert werden, da die Inhalte sich schneller und flexibler steigern lassen.
Um die Software nutzen zu können, sind wenige bis gar keine Programmierkenntnisse notwendig, so dass alle Mitarbeitenden in das Programm eingeführt werden könnten. Falls Probleme oder Schwierigkeiten auftreten, kann bei Bedarf auf die Erfahrungen einer großen Community zurückgegriffen werden. Auch eventuelle Updates, damit die Software richtig läuft, werden schnellstmöglich nachgeliefert und ersparen auf Seiten des Anwendenden einiges an Entwicklungsarbeit. Bei Bedarf sind etliche Module oder Komponenten in der Software erweiterbar. So kann sich der Funktionsumfang schnell und einfach vergrößern lassen.
Ein weiterer Vorteil der Content-Management-Systeme ist, dass die Nutzer:innen verschiedene Zugriffs- und Benutzerrechte definieren können. Der Zugang zu verschiedenen Optionen und Bereichen kann für Mitarbeitende sowohl freigegeben als auch reguliert werden.
Nachteile eines CMS
Ein Content-Management-System bietet jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch einige Nachteile.
Besonders Betreibende kleinerer Webseiten mit einem geringeren Angebot sollten sich genau überlegen, ob sie den Aufwand eines CMS in Kauf nehmen wollen.
Es entsteht, auch hier besonders bei kleineren Unternehmen, ein erhöhter Arbeitsaufwand bei der Einführung eines neuen Systems, denn sowohl die Mitarbeitenden müssen für den Umgang mit dieser Software geschult und ein Großteil der internen Prozesse müssen umgestellt werden. Die Software muss dann korrekt installiert, eingerichtet und gepflegt werden.
Ein weiteres Kriterium stellen die Folgekosten dar: durch eine erhöhte Softwarepflege, die Mitarbeiterschulung oder auch kostenpflichtige Ergänzungen, die für die ideale Nutzung der Software essenziell sind, können unerwartet hohe Folgekosten für das Unternehmen entstehen.