Die Zusammenarbeit mit Journalisten entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Pressearbeit. Dabei zählt neben dem schriftlichen Kontakt, beispielsweise durch den Versand von Pressemitteilungen, vor allem die persönliche Beziehung zu Medienvertretern. Denn durch das Eingehen auf die Bedürfnisse der Journalisten und eine angenehme Zusammenarbeit werden künftige Anfragen schneller berücksichtigt und aufgenommen. Worauf im Kontakt mit Journalisten geachtet werden sollte, zeigt die Journalistenumfrage der dpa-Tochter „news aktuell“ aus dem Jahr 2018.
1. Der Inhalt
Sei es eine Pressemitteilung, eine Einladung zu einem Event oder ein Interview-Angebot – Journalisten erhalten unzählige Anfragen. Dabei treffen die vorgeschlagenen Themen nicht immer das Profil des Ansprechpartners, was bei Journalisten nicht gerne gesehen ist. Laut der Umfrage wünschen sich 32 Prozent der Befragten eine zielgenauere Ansprache in den Themen. Hier zahlt es sich aus, die Ansprache individuell an den Redakteur anzupassen und sich vorab mit den Schwerpunkten und Bedürfnissen des Gegenübers auseinanderzusetzen. Dies ist zwar mit mehr Aufwand verbunden, führt aber oft zu besseren Ergebnissen. Erfolgt die Medienansprache durch den Versand einer Presseinformation, sollte hier stets eine hohe Qualität der Meldung vorliegen und dem Journalisten die Arbeit so einfach wie möglich gemacht werden. Das wird unter anderem durch eine ausführliche Recherche, eine kurze und knackige Meldung und dem Mitschicken von Bildmaterial erreicht. So wünschen sich 36 Prozent der Journalisten, dass bei Pressemitteilungen immer Bildmaterial mitgeschickt wird – 90 Prozent gaben an, dass zudem die Nutzungsrechte der Bilder immer geklärt und kommuniziert werden sollten.
2. Der Kanal
Anruf oder E-Mail? Diese Frage stellt sich häufig im Berufsalltag. In der Kommunikation mit Journalisten kann der kurze Weg über einen Anruf oft zu einem schnelleren Ergebnis führen, da im besten Falle direkt ein erstes Feedback zu dem Thema eingeholt werden kann. Und das wird auch auf Seiten der Journalisten gerne gesehen: Demnach bevorzugen 88 Prozent der Journalisten das persönliche Gespräch als Quelle für Recherchen. Einige sehen zu viele Anrufe jedoch als einen Störfaktor im Workflow und bevorzugen eine schriftliche Ansprache. Letztendlich zahlt es sich hier aus, durch den persönlichen Kontakt mit Journalisten den bevorzugten Kanal zu erfragen. So kann dieser für künftige Anfragen gewählt werden und der Journalist wird auf seinem bevorzugten Weg abgeholt.
3. Das Timing
Welcher Tag eignet sich am besten für die Medienansprache? Hier gibt es unterschiedliche Meinungen und Ansätze. Während die einen den Anfang der Woche bevorzugen, setzen andere darauf, dass eine Meldung beim Versand am Freitag sowohl vor als auch nach dem Wochenende gelesen wird. Letztendlich gilt es jedoch vor allem bei Printmedien die Redaktionsschlüsse und Erscheinungsdaten zu ermitteln. Dabei sind die monatlich erscheinenden Medien erheblich frühzeitiger anzusprechen als Wochen- oder Tagesmedien. Hier zeigt die Umfrage zudem, dass Journalisten gerne schneller von Unternehmen informiert werden möchten. So gaben 60 Prozent der Befragten an, die Pressestellen sollten schneller Antwort auf Anfragen geben – 43 Prozent fordern eine bessere Erreichbarkeit der Pressestellen.