In Krisenzeiten arbeiten die meisten Menschen von Zuhause aus. Dabei stehen Telefonate und Video-Calls ganz oben auf dem Zettel.
Die Kommunikation über ein digitales Meeting in Form von Video-Calls mit den Kollegen ist deutlich aufwendiger als eine kurze Besprechung im Büro, denn: Für einen funktionierenden Prozess müssen Programme für die Mitarbeiter eingerichtet und ein grundlegendes System entwickelt werden, um alle an die Laptops zu bekommen. Unmöglich ist das aber nicht. Dabei helfen Moderation und sechs Tipps für einen funktionierenden Video-Dialog.
Step 1: Teilnehmer begrenzen
Im ersten Step sollte sich die Frage stellen: Wer moderiert die Unterhaltung, wer muss dabei sein und wie hilfreich ist eine Besprechung mit X Personen? Ganz einfach: Reicht ein Vieraugengespräch nicht aus, sollten weitere Kollegen zugeschaltet werden. Ansonsten gestalten sich solche Meetings als Zeitfresser. Es gilt also auch zu selektieren. Dabei sollte die Teilnehmerzahl von acht nicht überschritten werden. Die Gefahr besteht, dass Ideen nicht ausreichend besprochen werden oder dabei Konflikte entstehen können. Um diese Gefahren möglichst zu begrenzen, ist ein Moderator oder Leiter eine gute Option.
Step 2: Was steht auf dem Plan?
Vorbereitung ist das A und O. Im Vorfeld muss deutlich sein was, wann, in welchem Umfang und mit welcher Verantwortung besprochen werden sollte. Am besten gestaltet sich eine Videokonferenz, wenn alle Teilnehmer vorher die Agenda bekommen, um sich mögliche Fragen, Antworten oder Ideen zu notieren. Sicherlich ist so eine Übersicht am Anfang mühsam, fördert aber die Effizienz des Gesprächs. Vorzugsweise befinden sich fünf Oberthemen auf der Agenda. Diese Zahl wirkt nicht abschreckend, sondern strukturiert und motiviert die Teilnehmer, am Ball zu bleiben. Hierbei kann es helfen, diese Themenübersicht vom Screen des Moderators auf die der Zuhörer übertragen – das visualisiert das Besprochene und vereinfacht die Verständlichkeit. Der Moderator des Gesprächs kann immer wieder auf Punkte zurückgreifen oder diese deutlicher aufzeigen.
Step 3: Zeit im Blick behalten
Für ein effizientes digitales Meeting sind feste Zeiten ausschlaggebend. Das Zeitlimit für grundlegende Themen sollte 30 Minuten nicht überschreiten, um am Ende auch Ergebnisse einfahren zu können. Gibt es kein Zeitlimit, besteht die Gefahr, dass Teilnehmer sich ausklingen, da schon der nächste Termin folgt. Meetings sollten kein Kaffeekränzchen vermitteln, sondern nach einem dreißigminütigen Input genug Zeit ermöglichen, Lösungsansätze zu kreieren und Aufgaben zu verteilen.
Step 4: Protokollieren
Bei digitalen Meetings sollte es einen Protokollanten geben. Nicht jedes Wort muss notiert werden, aber wichtige Beschlüsse oder Handlungsanweisungen erleichtern ein fortlaufendes Arbeiten. So können schon zu Beginn viele Missverständnisse geklärt werden. Beim Protokollieren gilt selbiges Schema wie bei der Agenda: Nicht zu viele Informationen notieren, die eventuell zu Verwirrung statt zur Erleuchtung führen. Dafür bieten sich klare Stichpunkte an. Dabei sollten die Namen der Verantwortlichen komplett ausgeschrieben werden, um bei Nachfragen die richtige Zielperson zu erreichen. Am Ende zählt nur das Ergebnis des Meetings und nicht das Meeting selbst.
Step 5: Sehen statt nur hören
Beim Video-Call ist die Zuordnung der einzelnen Teilnehmer wesentlich leichter als bei einer Telefonkonferenz. Mimik und Gestik spielen dabei eine wesentliche Rolle: Die Körpersprache ermöglicht ein besseres Verständnis für das Gesagte und kann vorbeugend Konflikte lösen.
Step 6: Soziale Kommunikationsformen beachten
Auch im digitalen Meeting ist es wichtig, eine Art „Büro-Atmosphäre“ zu schaffen. Dazu zählen auch die Verhaltensformen der einzelnen Teilnehmer. Die Grundregeln von sozialem Miteinander wie ausreden lassen, Nachfragen stellen dürfen, keine Belehrungen aussprechen etc. sollten bedacht werden. Oft werden selbstverständliche Verhaltensformen in ungewohnten Situationen nicht eingehalten. Empathie ist allerdings in jeder Kommunikation der ausschlaggebende Punkt für ein gutes Miteinander.